Remplacer Excel ou Access par une application web : la méthode en cinq étapes

Presque chaque entreprise a son fichier : un tableur ou une petite base Access qui fait tourner un service entier. Il a été créé un jour pour dépanner, il a grossi, on lui a ajouté des onglets, des macros, des couleurs qui veulent dire quelque chose. Aujourd'hui, une seule personne le comprend vraiment, et tout le monde a peur de le casser. Le remplacer par une application web n'est pas un saut dans le vide : c'est un chantier en cinq étapes, qui se mène sans arrêter l'activité.

Pourquoi le tableur finit toujours par casser

Un tableur est un excellent outil de calcul personnel. Il devient fragile dès qu'il sert de base de données partagée. Les symptômes se ressemblent d'une entreprise à l'autre :

• plusieurs versions du même fichier circulent par e-mail, et personne ne sait laquelle fait foi ;
• deux personnes modifient la même ligne en même temps, et l'une des deux saisies disparaît ;
• les règles sont cachées dans des formules ou des macros que plus personne n'ose ouvrir ;
• l'accès hors du bureau est compliqué, surtout depuis un téléphone ;
• l'historique n'existe pas : impossible de savoir qui a changé quoi, et quand.

Aucun de ces problèmes n'est grave isolément. Ensemble, ils coûtent du temps chaque semaine, et ils exposent l'entreprise le jour où la personne qui connaît le fichier part en congé, ou s'en va.

Étape 1 : inventorier ce que le fichier fait vraiment

Avant d'écrire une ligne de code, nous ouvrons le fichier avec les personnes qui l'utilisent. Nous listons chaque onglet, chaque colonne, chaque formule, et surtout chaque usage : qui saisit quoi, qui lit quoi, à quel moment de la semaine. Les règles implicites remontent alors à la surface : « quand la case est orange, on rappelle le client », « cette colonne, on la remplit seulement en fin de mois ».

Le résultat tient en quelques pages : la liste des données, la liste des règles, la liste des personnes et de leurs droits. C'est le cahier des charges de l'application, écrit à partir du réel plutôt que d'un idéal.

Étape 2 : nettoyer les données avant de les déplacer

Un fichier qui a dix ans contient des doublons, des cellules fusionnées, des dates écrites de trois façons, des commentaires glissés dans des colonnes de montants. Déplacer ce désordre dans une application neuve ne servirait à rien. Nous écrivons des règles de reprise : comment reconnaître un doublon, quel format retenir, que faire des lignes incomplètes. Les cas douteux sont listés et tranchés par vous, pas par nous.

Étape 3 : prototyper le premier écran sur vos données

Plutôt qu'une maquette abstraite, nous fabriquons d'abord l'écran le plus utilisé, branché sur vos vraies données nettoyées. En général, c'est une liste avec des filtres, ou un tableau de bord qui dit ce qu'il y a à traiter aujourd'hui. Les utilisateurs l'essaient pendant une à deux semaines et disent ce qui manque. Cette étape évite la mauvaise surprise classique : une application conforme au cahier des charges, mais que personne n'a envie d'utiliser.

Étape 4 : faire cohabiter l'ancien et le nouveau

Le passage ne se fait pas d'un coup. Pendant quelques semaines, l'application et le fichier vivent côte à côte : les nouvelles saisies se font dans l'application, l'ancien fichier sert de référence. Un import régulier, ou un export dans l'autre sens, garde les deux cohérents le temps de la transition. C'est aussi le moment de relier l'application à vos autres outils : comptabilité, messagerie, agenda.

Cette période rassure les équipes : personne ne perd ses repères du jour au lendemain, et les écarts éventuels sont repérés pendant qu'il est encore facile de les corriger.

Étape 5 : basculer, former, documenter

Le jour de la bascule est préparé : une dernière reprise des données, le fichier passé en lecture seule, l'application ouverte à tous. Nous formons les utilisateurs par petits groupes, sur leurs propres cas, et nous remettons une documentation courte : comment faire les dix gestes les plus fréquents, à qui s'adresser en cas de souci. Le code, les données et les accès vous appartiennent ; ils vous sont remis à la livraison.

Un exemple : des tableaux Excel à une plateforme partagée

Pour un réseau de conseillers en gestion de patrimoine et de promoteurs immobiliers, l'inventaire des logements neufs et la pose d'options passaient par des échanges d'e-mails et des tableaux Excel complexes. Deux conseillers pouvaient réserver le même lot sans le savoir.

La plateforme Patrimoine 360 a remplacé ces fichiers par un outil web unique : un moteur de recherche multicritère des lots, la pose d'options en temps réel avec verrouillage pour qu'un lot ne puisse être réservé deux fois, des alertes pour les conseillers et un tableau de bord pour les promoteurs. L'outil a été exploité de 2015 à 2020 par plusieurs centaines d'utilisateurs professionnels.